Archivierung elektronischer Kontoauszüge im Onlinebanking-Verfahren
Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften nutzen verstärkt das sogenannte Onlinebanking-Verfahren und wollen auf die Aufbewahrung der Kontoauszüge in Papierform verzichten. Der Teilnehmer am Home-Banking erhält vom Kreditinstitut einen Kontoauszug in digitaler Form übermittelt. Lediglich mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs genügt der Buchführungspflichtige den nach § 147 AO bestehenden Aufbewahrungspflichten jedoch nicht, da es sich beim elektronisch übermittelten Auszug um das originär digitale Dokument handelt (Bayerisches Landesamt für Steuern 28.7.10,S 0317.1.1-3/1 St42).
Für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs ist es erforderlich, diese Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren, § 147 Abs. 2 und 5 AO sowie BMF 7.11.95, BStBl I 95, 738, Tz. VIII/b Nr. 2. Dabei sind sowohl die GoB als auch die Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten, die als Anlage zum o.g. BMF-Schreiben veröffentlicht sind. Die GoBS setzen voraus, dass die übermittelten Daten vor dem Weiterverarbeiten im System des Kunden, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden können. Die Übermittlung und Speicherung der Datei im pdf-Format genügt diesen Grundsätzen nicht, da bei diesem Format eine leichte und nicht mehr nachvollziehbare Änderung möglich wäre. Vermehrt bieten Kreditinstitute weitere Alternativen, mit deren Hilfe die GoB/GoBS eingehalten werden können, zur Aufbewahrung an. Dies kann beispielsweise durch die Übermittlung und Speicherung eines digital signierten elektronischen Kontoauszugs geschehen. Auch die Vorhaltung des Auszugs beim Kreditinstitut und die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 3 AO stellt eine denkbare Lösung dar. Ebenso kann die Übersendung und Aufbewahrung der Monatssammelkontoauszüge in Papierform akzeptiert werden.
Häufig weisen Kreditinstitute in ihren Geschäftsbedingungen zum Onlinebanking ihre Kunden darauf hin, die Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs sei mit dem zuständigen Finanzamt abzuklären. Die Beachtung der GoB/GoBS liegt jedoch in allen Fällen in der Verantwortung des Steuerpflichtigen. Im Privatkundenbereich (Steuerzahler ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 145 AO ff.) besteht mit Ausnahme der Steuerpflichtigen i.S. des § 147a AO, für die obige Grundsätze sinngemäß gelten, keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge.
Verfügung des Bayerischen Landesamts für Steuern v. 28.07.2010 – S 0317.1.1-3/1 St42